A recolha “orientada” de informação para o Processo de Compras na Gestão de Frotas (1)
A identificação de eixos de melhorias e a definição de parceiros para a sua execução é uma tarefa importante na gestão de frotas.
O passo inicial é a definição dos Eixos de Medidas de Melhoria (ao nível do preço, da fiabilidade, do serviço, etc.). Isso é feito a partir de um levantamento do “histórico” da gestão de frotas, tendo por base os fatores críticos de sucesso, depois complementados com uma matriz de dificuldade de implantação e com os benefícios das Medidas de Melhoria e consequentes Iniciativas na gestão da frota.
O próximo passo é definir standards de serviço e custo por:
1. Perfil de utilizador na companhia (vários perfis como referido em artigos anteriores e a desenvolver oportunamente).
2. Plafond de custo a suportar.
Depois de definidos estes conceitos operacionais procede-se ao mapeamento do desempenho nos anos anteriores, que terá de abarcar um tempo válido para amostra e com homogeneidade comparativa.
Segue-se a definição de incrementos que, num caso, passa pela melhoria de serviço, simultaneamente com menor custo. Além disso, e agora sim, identifica-se quem são os nossos parceiros e atores (internos e externos desse processo).
Como?
1. Identificando quem gera inputs (suppliers de informação internos como a contabilidade, chefes de departamento, recursos humanos) e o tipo de inputs a receber, mas também quem recebe os outputs finais do processo (os utilizadores da frota e o impacto nos resultados da empresa).
2. Produzindo um estudo e um plano de melhoria da gestão da frota quanto ao modelo de compra/aluguer, benefícios, níveis de serviço a apresentar internamente para discussão e aprovação.
3. Após aprovação, iniciar processo de compra do bem ou serviço com agentes pré-identificados. Em termos ideais, procura-se o melhor serviço por menos custo e será entre estes dois limites de negociação que se parte para a definição do melhor modelo e do processo de negociação.
Fotografia por Fernando Piçarra Fotografia
José Henriques – Consultor e formador de Gestão de Operações e Logística.
CEO da Magnum Cap
