8 dicas para reduzir os custos com as frotas

O primeiro passo a dar antes de começar a definir a estratégia de redução de custos da frota é ter uma noção exata de todos os custos envolvidos. Aqui é importante notar que não se trata apenas de ter presente as despesas diretamente ligadas às viaturas, mas também todos os encargos relacionados com a gestão da frota.

Desta forma, é importante somar os custos com manutenção, revisões, trocas de peças, impostos e consumo de combustível das viaturas, aos encargos com motoristas e com todos os recursos diretamente ligados à gestão da frota.

Neste processo, um software de gestão de frotas – caso do Mi-Fleet – torna-se uma ferramenta muito útil, permitindo monitorizar em tempo real todos dos custos envolvidos. Só com todos estes dados em mãos é possível tomar decisões em relação aos cortes de custos que é possível aplicar.

O ditado diz que “Homem prevenido vale por dois”. Traduzido para a realidade das frotas significa que um gestor prevenido pode evitar gastos desnecessários e rentabilizar a sua frota.

Ao fazer uma manutenção preventiva, consegue identificar possíveis problemas nas viaturas que podem causar danos mais graves caso não sejam resolvidos a tempo. O estado dos pneus é um desses casos. Para além dos pneus, podem ser feitas verificações regulares a outros equipamentos como bateria, filtros, níveis de água e de óleo ou mesmo a troca de peças que já evidenciem um grande desgaste.

Desta forma, evita-se que as viaturas possam ter problemas graves quando estão a circular na estrada, garante-se a segurança dos motoristas, reduz-se os custos associados ao deficiente funcionamento da viatura e evita-se todos os prejuízos que uma paragem forçada de um veículo acarreta para uma empresa, atrasando serviços e entregas.

Investir algum tempo e usar um bom sistema de localização e monitorização de viaturas significa reduzir muitos custos para as empresas. Isso permite fazer um bom planeamento das rotas, otimizando o tempo de transporte, reduzindo os custos operacionais e os gastos com combustível.

No planeamento das rotas importa não só encurtar distâncias, mas também avaliar as condições de segurança durante o trajeto, as condições da estrada e o conjunto de serviços ou entregas previstos para a mesma região. No caso de existirem vários veículos, este planeamento de rotas torna-se mais complexo, sendo neste caso importante ter um sistema de telemática permite fazer a localização e monitorização em tempo real. Isto permite fazer não só planeamento prévio das rotas, mas também acompanhar as viaturas em tempo real, possibilitando a redefinição de rotas sempre que necessário.

Uma condução segura e eficiente é meio caminho andado para reduzir os custos de uma frota, mas isso só é possível quando se conhece de facto o perfil de condução.

Travagens bruscas, excesso de velocidade, mau uso da caixa de velocidades, marcha lenta têm custos imediatos, caso do aumento dos gastos de combustível, e custos que se refletem também num maior desgaste do veículo e posteriormente na fatura da manutenção. Além disso, podem mesmo significar colocar a segurança dos próprios motoristas em causa ou o pagamento de multas quando as regras de trânsito são infringidas.

Sistemas que permitem criar alertas em tempo real sobre determinados parâmetros da condução – caso do excesso de velocidade – ou que permitem criar relatórios que avaliam o desempenho da condução têm a vantagem de permitir agir preventivamente, dando indicações para corrigir os erros mais comuns.

Havendo uma boa recolha de informação sobre o perfil de condução e também agindo preventivamente, as empresas podem apostar em ações de formação em condução defensiva ou mesmo desenhar formações à medida das necessidades da equipa.

As ações de formação permitem criar competências para uma condução segura e económica, abordando não só as questões de comportamento e atitude dos condutores, mas também o domínio da viatura. Posição de condução, regras de observação, distâncias de segurança, travagens de emergência, atualização sobre as regras de trânsito são alguns dos possíveis pontos a abordar nestas iniciativas e que permitem criar condutores mais eficientes.

Em vários pontos anteriores foi referido o papel importante que um software de gestão de frotas pode ter na redução de custos. Este é um investimento que rapidamente dará os seus frutos uma vez que permite integrar os vários parâmetros de gestão da frota numa única plataforma e quando esta plataforma pode estar sempre acessível não só através do computador, mas também dos dispositivos móveis.

Desde as questões administrativas, como o pagamento de seguros ou de impostos, até às questões operacionais como idas à revisão ou à inspeção, troca de pneus, controlo de custos com combustível, geolocalização e monitorização de rotas em tempo real, tudo isto é possível controlar através do mesmo software de gestão de frotas.

Ao monitorizar todos estes parâmetros, é possível fazer um controlo mais real e eficaz de todos os custos, permitindo tomar melhores decisões quando se tratar de otimizar a utilização das viaturas e reduzir os gastos.

Os custos com combustível representam um dos encargos mais elevados das frotas. São também os custos que mais podem variar, tendo em conta a oscilação dos preços no mercado. Daí que a gestão criteriosa destes custos seja muito importante para um gestor de frotas.

Fazer consultas frequentes ao mercado e negociar com vário fornecedores que possam oferecer condições mais benéficas para o negócio – como descontos em troca da fidelização ou facilidade de pagamento – e estabelecer parcerias pode ser uma boa forma de garantir abastecimentos mais económicos.

Claro que a tudo isto deve estar associado uma boa condução e um bom planeamento de rotas que vão evitar consumos desnecessários de combustível. Pode também seguir várias dicas para reduzir os custos com combustível.

A legislação é cada vez mais apertada e a responsabilidade é ainda maior quando a condução é feita de uma forma profissional. O não cumprimento das regras legais coloca a frota e os profissionais em risco e pode também representar o pagamento de multas avultadas e penalizações graves.

Neste caso, é importante que a empresa e os condutores estejam a par da legislação e a cumpram. No primeiro caso, é necessário cumprir as regras necessárias para a circulação das viaturas, como circular com a documentação em dia, cumprir as inspeções e o pagamento de seguros e impostos.

Já no segundo caso, é fundamental respeitar todas as regras de condução, com destaque particular para a ingestão de bebidas alcoólicas e o respeito pelos limites de velocidade.