Quais as vantagens de um software de gestão de frotas?
A gestão eficaz e económica de uma frota de veículos é crucial para qualquer empresa, independentemente do ramo de negócio ou do número de veículos que tem ao seu dispor. Seja uma pequena empresa com poucos veículos na estrada ou uma grande empresa com uma frota de centenas de automóveis, a verdade é que os custos com manutenção e combustíveis ou o processo complexo de gestão da frota e as questões de segurança criam pressão sobre o negócio. Software
A resposta está num software de gestão de frotas que permita agilizar processos e otimizar recursos. O controlo e monitorização dos veículos em tempo real, a produção de relatórios detalhados sobre consumos ou estilo de condução, o aumento da segurança dos condutores e dos veículos são apenas algumas das vantagens. Tudo pode estar centralizado num sistema que pode ser adaptado às necessidades específicas de cada empresa.
As funcionalidades de um software de gestão de frotas
Ao optar por um sistema de gestão de frotas, as empresas têm acesso a um conjunto de funcionalidades que incluem:
- informação em tempo real
- localização e monitorização precisa dos veículos
- gestão da manutenção dos veículos
- controlo das regulamentações nacionais e internacionais
- consolidação das informações sobre os veículos
- relatórios adaptados às suas necessidades
Otimização das rotas
Os gestores comunicam de forma direta e imediata com os condutores dos veículos no terreno, distribuindo de forma eficaz as tarefas ou transmitindo informações a qualquer momento. A comunicação é feita através das tecnologias GPRS e GSM e os gestores de frotas e condutores têm acesso a uma série de mapas atualizados, que podem ser muito úteis na escolha das rotas mais rápidas e económicas.
Acompanhamento da frota em tempo real
As empresas conseguem controlar em tempo real todos os veículos no terreno, graças ao sistema de localização e monitorização. Os gestores têm acesso a informações que permitem determinar a eficácia do percurso ou o estilo de condução, como quilómetros percorridos, velocidades, travagens ou paragens de emergência. Tudo isto está disponível numa plataforma online, acessível através de computador ou dispositivos móveis com acesso à Internet.
Garantia de prestar um serviço de qualidade
Se uma entrega estiver em risco devido a uma falha técnica ou a um atraso relacionado com o tráfego, o gestor de frota será capaz de identificar o problema e resolvê-lo. Tanto poderá sugerir uma nova rota ao condutor ou recorrer a outro condutor para fazer a referida entrega. Esta característica permite que a empresa assegure a fiabilidade e qualidade do serviço prestado e acelere o processo de entregas ou recolhas, o que contribuirá para um maior grau de satisfação do cliente.
Maior controlo sobre a segurança da frota
A segurança dos veículos e dos condutores são uma prioridade para qualquer empresa que tem uma frota. Um software de gestão de frotas é importante para monitorizar os mecanismos de controlo instalados nos veículos.
- Imobilização remota de veículos: sistema que permite imobilizar o veículo à distância em caso de furto ou de emergência e sempre que estejam reunidas as condições de segurança.
- Botão de pânico: em caso de emergência, o condutor pode pressionar o botão de pânico, alertando o serviço de apoio e a empresa. Isto permite acionar de imediato os mecanismos de ajuda ao condutor.
- Botão de condutor autorizado: quando liga a ignição do veículo, o condutor deve identificar-se como condutor autorizado, pressionando um botão que só ele deverá saber onde se encontra. Caso não pressione o botão em tempo útil, os serviços de apoio contactam o condutor. Se este não atender, seguem-se os outros contactos referenciados.
- Identificação do condutor: os condutores têm uma chave de identificação que lhes permite identificarem-se quando iniciam um novo percurso. A informação da identificação do condutor é registada na plataforma e o gestor de frota poderá sempre consultá-la em tempo real ou no histórico de percursos associados ao veículo.
- Geofences: esta funcionalidade permite que a empresa determine as áreas interditas, as localizações de clientes e os pontos de interesse a que os veículos têm acesso. Caso os veículos entrem ou saiam das áreas definidas, a empresa é alertada através de email ou SMS.
- Alertas em tempo real: é possível definir um conjunto de alertas para situações específicas. Por exemplo, o gestor de frota pode receber um alerta através de email, SMS ou RSS cada vez que um condutor faz uma paragem brusca, excede a velocidade ou desrespeita os tempos de descanso obrigatórios.
Todos estes mecanismos ajudam o condutor e o gestor de frota a anteciparem problemas ou a evitá-los, garantindo a segurança. Mas, para isso, é crucial que conheçam bem o software de gestão de frotas para que consigam tirar o maior partido de todas as funcionalidades.
Redução do tempo com tarefas administrativas
É possível consolidar todas as informações referentes aos veículos de uma frota numa única base de dados, que pode ser ajustada para responder às necessidades de cada empresa. Isso permite reduzir o tempo em tarefas administrativas e burocráticas e facilita a identificação de irregularidades e potenciais problemas. As datas de pagamento de licenças e seguros ou da próxima manutenção ou inspeção são alguns dos dados disponibilizados.
Avaliação da frota através de relatórios personalizados
As empresas têm acesso a uma série de relatórios detalhados sobre a frota, que apresentam os indicadores de forma clara e precisa. Os relatórios podem ser personalizados e as empresas podem escolher as variáveis mais relevantes para o seu tipo de negócio. Estes relatórios são importantes para avaliar e melhorar a gestão da frota.
Poupança e eficácia
Se o gestor conseguir tirar partido de todas as funcionalidades e vantagens disponíveis no software de gestão de frotas, isso vai permitir que a empresa consiga aumentar a sua eficácia, reduzir custos e aumentar a segurança. Como é que isso acontece?
- Redução dos custos: as empresas conseguem reduzir os gastos com combustíveis, com a manutenção de veículos e com as comunicações entre os gestores e os condutores.
- Aumento da eficácia: a gestão de frotas em tempo real permite melhorar o serviço prestado ao cliente através da agilização do processo de entregas, de uma resposta atempada aos pedidos e de uma maior pontualidade e controlo.
- Maior segurança: o controlo constante da frota contribui para uma maior segurança dos condutores e dos veículos e, consequentemente, para a redução do número de acidentes. Além disso, incentiva os condutores a melhorarem os estilos de condução e garante que, por exemplo, os descansos obrigatórios são respeitados.
- Aumento da produtividade: o software de gestão de frotas permite que a empresa preste mais serviços com os mesmos recursos através da racionalização das rotas e da distribuição do trabalho.
Produzido pela Webtexto para a Cartrack
Fotografia por Fernando Piçarra Fotografia
